Обработка документов Переплет документов Уничтожение документов Сканирование документов Хранение документов Архивное законодательство Контакты

Календарь

«    Август 2018    »
ПнВтСрЧтПтСбВс
 
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
 

lastnews

Реквизиты документов
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной и ...

Оформление дел
Дела формируются в организации, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.Пр ...

Номенклатура дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием ...

Требуется для просмотраFlash Player 9 или выше.

Хранение документов


Хранение документов

предоставляется нашей организацией на договорной основе и имеет ряд особенностей. Потребность в таком хранении документации может быть вызвана рядом причин.
Хранение документов
В процессе деятельности любой организации образуются и накапливаются различные виды документов, в которых содержится информация, имеющая ценность для компании и необходимая для ее стабильной работы. Со временем количество документов увеличивается, и они заполняют собой все большее пространство ценных в прямом и переносном смысле офисных и производственных площадей. Даже своевременная архивная обработка и уничтожение документации с истекшими сроками хранения не всегда способны высвободить офисные помещения. Организация собственного архива и хранение архивного фонда собственными силами - дело достаточно хлопотное и дорогостоящее. Постоянная потребность в некоторых документах со временем пропадает. Оптимальным в данном случае является депозитарное хранение, т.е. временное хранение документации в специально оборудованном архивном хранилище.
Предлагаемое нами депозитарное (внеофисное) хранение позволяет:
- решить проблему нехватки архивных площадей;
исключить возможность несанкционированного доступа;
- обеспечить физическую сохранность с одной стороны и своевременное списание документации с истекшими сроками хранения (с составлением акта об уничтожении) с другой;
- сохранение возможности постоянного доступа к своим документам;
- сэкономить средства на дорогостоящих офисных площадях и создании и обслуживании собственного архива.
Хранeние документов по личному составу также возможно в нашем архиве. Кроме того, возможна выдача по этим документам справок социально-правового характера по запросам работников организации.
Хранение документации может предоставлено как отдельная услуга, либо в комплексе с архивными работами, а также с работами по сканированию документов.

Организация хранения документов

 

Организация хранения документации является важным внутренним вопросом любой компании, поскольку некоторые документы требуется хранить на протяжении некоторого количества лет, согласно действующему законодательству (касается это, в частности, финансовой отчетности).
В процессе передачи документации на хранение она подлежит архивации в папки, каждая из которых будет содержать не более 250 листов, с общей толщиной корешка – 40 миллиметров. Это рекомендуемые параметры для переплета.
Заказать хранение документов вы можете в нашей компании, чтобы не выделять отдельное помещение в организации. Наши специалисты предлагают понятную, простую и прозрачную систему хранения дел организаций.
При заказе услуги вы получаете:
• сортировку документации несколькими способами (хронологический, видовой, структурный порядок);
• составление сопроводительных описаний документации;
• помещение дел в архивные короба стандартных размеров;
• доставка коробов в наше хранилище, проведение регистрации, размещение на стеллажах.Организация хранения документов , реализованная в нашей организации понятна, проста и прозрачна:
- Документы систематизируются хронологически, по видам документов либо по структурным подразделениям;
- Составляются сопроводительные описи;
- Дела раскладываются в архивные короба размерами 41 х 32 х 27 см.;
- Короба доставляются в архивное хранилище, регистрируются и размещаются на стеллажах.

Для сокращения затрат по передаче документов на хранение, Заказчик может самостоятельно систематизировать, описать, упаковать в архивные короба и доставить документы в архивное хранилище. Минимальный платеж по хранению отсутствует, документы принимаются на хранение количеством от одного архивного короба. Архивный короб является единицей учета при расчете стоимости хранения документов. По желанию Заказчика архивные короба могут быть опломбированы.
Организация хранения документов
Чтобы сократить затраты, заказчики могут провести сортировку, составление описей, упаковку в короба и доставку их в хранилище самостоятельно.
Хранение документов возможно в любом объеме (от 1 короба). Именно от количества коробов рассчитывается стоимость при заказе данной услуги. При необходимости короба при поступлении на хранение пломбируются.
Заказчик в любое время может получить необходимую документацию. Мы предлагаем несколько вариантов доступа к документам, находящимся в нашем архивном хранилище:
1. Вы приходите в наше хранилище, находящееся в 5-минутной доступности от м. Варшавская и работаете с нужными вам документами. Во временное пользование вам дают рабочий стол, оснащенный компьютером с выходом в интернет и сканером.
2. Заказчик отправляет представителя (курьера) в хранилище, с целью изъятия короба или отдельных дел.
3. Заказчик поручает нашей компании доставку нужных дел или коробов.
4. Также мы предоставляем возможность сканирования отдельных документов и их пересылку Заказчику по электронной почте.
Передавая нам на хранение вашу документацию, вы можете быть уверенны в ее сохранности и при этом не искать помещения в своей организации для отведения под архив. По первому требованию мы передаем документацию Заказчику одним из указанных способов. Хранение документов важный фактор коммуникаций.

youtube video download
Рейтинг@Mail.ru