Выделение к списанию документов с истекшими сроками хранения является необходимой и ответственной задачей ведения документооборота организации. По действующему архивному законодательству утилизация таких документов проводится только на основании проведенной экспертизы ценности. Из архивного фонда организации путем полистного просмотра проводится отбор дел с истекшими сроками хранения. Не допускается отбор к уничтожению только на основании заголовков дел.
Сроки хранения дел определяются по действующему перечню документов с указанием сроков их хранения, а также по номенклатуре дел организации. Довольно часто для определения срока хранения дела бывает недостаточным использование обычного типового перечня. В таких случаях прибегают к отраслевым перечням, либо разрабатывают свои собственные.
Итоговым документом данного вида архивных работ является Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
ГЛАВАРХИВПРОЕКТ предлагает организациям комплексное решение проблем, связанных с уничтожением (списанием) документации с истекшими сроками хранения. Возможны два варианта решения этой задачи:
- После проведения экспертизы ценности документации предприятия нашими архивистами проводится выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. На основании экспертизы ценности составляется акт об уничтожении вышеуказанных дел в трех экземплярах, который подлежит обязательному согласованию с экспертной комиссией организации-заказчика. После этого производится вывоз и конфиденциальное уничтожение путем шредирования. И последним документом, предоставляемым заказчику является Акт утилизации.
- В том случае, если выделение дел к списанию и составление акта производится силами заказчика , мы выполняем только вывоз и конфиденциальное уничтожение документов с предоставлением акта утилизации.
