Сдача документов в архив

В случае с государственными и муниципальными организациями передача в архив документации по основной деятельности и по личному составу происходит периодически по согласованию с тем архивом, для кого эта организация является источником комплектования. Это происходит по согласованию с архивной организацией и в определенные сроки.

Кроме того, подготовка архивного фонда организации к передаче на государственное хранение касается любой организации, начинающей процедуру добровольной ликвидации или банкротства.

Согласно действующему законодательству при прекращении деятельности каждая организация обязана передать документы по личному составу в тот архив, для которого документы данной организации являются источником комплектования. Как правило, документы большинства организаций передаются в Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы (ГБУ "ЦГАТО Москвы"), но иногда прием документов по личному составу происходит в ведомственные или федеральные архивы.

Документов по личному составу, которые требуются к сдаче на госхранение, не так много, как правило, это приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, трудовые договоры и документы по заработной плате (лицевые счета, расчетные ведомости и т. д.). Они должны быть сформированы, переплетены и оформлены в соответствии с установленными нормативами. К документам должен прилагаться научно-справочный аппарат в виде описей, предисловий к описям, исторической справки и сопроводительных писем.

Когда проведена архивная обработка и готовы сопутствующие документы начинается этап передачи документов на хранение. Сдача документов в архив - это, как правило, долгий процесс, может растянуться на 1-2 месяца и требует постоянного согласования с различными подразделениями архива. Кроме того у каждого архива или даже подразделений одного архива могут быть свои, специфические требования к принимаемым на постоянное хранение документам.

Имея за своими плечами большой и плодотворный опыт архивной деятельности, Главархивпроект готов взять на себя весь комплекс работ по архивной подготовке и последующей сдаче в архив документов ликвидируемой организации.