Архивные работы

и услуги, не смотря на свою востребованность все еще мало знакомы большинству организаций. Хотя потребность в них время от времени возникает в каждой организации.
Функционирование организации не возможно без ведения документооборота. С первого дня существования необходимо создание и формирование основных видов документов. Эти документы в дальнейшем играют важную роль в деятельности любого предприятия вне зависимости от форм собственности и вида деятельности. Согласно действующему законодательству, собственник документов обязан хранить их в течение определенных сроков и обеспечить доступ к ним контролирующих государственных органов. Также приняты нормативные документы, определяющий порядок, сроки хранения документов предприятия, а также порядок их уничтожения и передачи в архив.

Формирование, сохранение и эффективное использование документов с обязательным соблюдением установленных правил рано или поздно потребует от организации создания дополнительного структурного подразделения. Документы, согласно нормативам, следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого необходимо отвести необходимое помещение (или помещения), где устанавливают запирающиеся шкафы или стеллажи, обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Кроме того, подготовка документов к последующему хранению и использованию, являющаяся завершающим этапом делопроизводственного процесса, включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, их описание, обеспечение сохранности документов и дальнейшую передачу в архив организации. Не всегда предприятие готово пойти на организацию собственного архивного отдела или архивной службы, особенно учитывая то, что большинство работ по архивной обработке носят периодический характер, как правило, архивирование проводится один раз в год. Наилучший выход из данной ситуации - воспользоваться услугами организации, которая профессионально, недорого и в полном соответствие с действующим архивным законодательством выполнит необходимые работы.
Работы, предлагаемые нашей организацией разнообразны и готовы удовлетворить потребности любого предприятия. Такие виды архивных услуг как экспертиза ценности, уничтожение документов, переплет документов, комплекс мероприятий по подготовке и передаче документов на государственное хранение, передача документов на депозитарное хранение, систематизация и составление описей дел могут выполнены как в комплексе по архивной обработке, так и по отдельности по пожеланию заказчика.
Наши производственные мощности, высокая квалификация сотрудников позволяют нам выполнить работы любой сложности и объема. Многолетний и плодотворный опыт сотрудничества с государственными и частными предприятиями тому доказательство.

Проблема передачи документов по личному составу в архив на постоянное хранение касается любой организации, начинающей процедуру ликвидации. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России.
Согласно действующему законодательству при прекращении деятельности каждая организация обязана передать документы по личному составу в тот архив, для которого документы данной организации являются источником комплектования. Как правило, документы большинства организаций передаются в Мосгорархив, но иногда сдача в архив документов по л/с происходит в ведомственные или федеральные архивы.
Документов по личному составу не так много, в основном это приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, лицевые счета. Они должны быть сформированы, переплетены и оформлены в соответствии с установленными нормативами. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению листа-заверителя, составлению, в некоторых случаях, внутренней описи документов, указанию на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела, срока хранения и т.д. Кроме того, к документам должен прилагаться научно-справочный аппарат в виде описей, предисловий к описям и исторической справки.
Когда проведена архивная обработка и готовы сопутствующие документы начинается этап передачи документов на хранение. Сдача дел по личному составу в архив - это, как правило, долгий процесс, может растянуться на 1-2 месяца и требует постоянного согласования с различными отделениями архива. Сотрудники Главархива, принимая дела, тщательно сверяют каждое передаваемое на государственное хранение дело, с описью, проверяют правильность формирования и оформления дела. Кроме того, у каждого архива или даже подразделений одного архива могут быть свои, специфические требования к принимаемым на вечное хранение документам.
Имея за своими плечами большой и плодотворный опыт архивной деятельности, Главархивпроект готов взять на себя весь комплекс работ по архивной подготовке и последующей передаче в архив документов ликвидируемой организации.

Переплетные работы

проводятся специалистами Главархивпроект как отдельный вид работ, так и как часть комплекса по архивной обработке документов. При необходимости проводится предварительная подготовка документов к переплету: по желанию Заказчика дела могут делится по какому-либо признаку, например, по хронологии. Кроме того, проводится разброшюровка, т.е. удаление старой обложки, а также удаление файлов, скрепок, скобок и другого крепежа. Переплетные работы, проводимые в бухгалтерии, как правило , могут сопровождаться наклейкой на лист формата А4 мелкоформатных документов, например чеков.

При необходимости документы могут фальцеваться до третьего или четвертого формата. Кроме того, по желанию Заказчика, переплетные работы могут проводится с нестандартными документами любого формата в обложку требуемого формата. При невозможности проведения переплетных работ на своей территории, документы Заказчика могут быть обработаны в нашей мастерской. Кроме того, можно воспользоваться нашей службой доставки. Выполняемые нами переплетные работы всегда осуществляются качественно и в срок.

Хранение документов

предоставляемое нашей организацией является депозитарным. Потребность в таком хранении документации может быть вызвана рядом причин.

В процессе деятельности любой организации образуются и накапливаются различные виды документов, в которых содержится информация, имеющая ценность для компании и необходимая для ее стабильной работы. Со временем количество документов увеличивается, и они заполняют собой все большее пространство ценных в прямом и переносном смысле офисных и производственных площадей. Даже своевременная архивная обработка и уничтожение документации с истекшими сроками хранения не всегда способны высвободить офисные помещения. Организация собственного архива и хранение архивного фонда собственными силами - дело достаточно хлопотное и дорогостоящее. Постоянная потребность в некоторых документах со временем пропадает. Оптимальным в данном случае является депозитарное хранение, т.е. временное хранение документации в специально оборудованном архивном хранилище.
Предлагаемое нами депозитарное (внеофисное) хранение позволяет:
- решить проблему нехватки архивных площадей;
исключить возможность несанкционированного доступа;
- обеспечить физическую сохранность с одной стороны и своевременное списание документации с истекшими сроками хранения (с составлением акта об уничтожении) с другой;
- сохранение возможности постоянного доступа к своим документам;
- сэкономить средства на дорогостоящих офисных площадях и создании и обслуживании собственного архива.
Хранение документов по личному составу также возможно в нашем архиве. Кроме того, возможна выдача по этим документам справок социально-правового характера по запросам работников организации.
Хранение документов может предоставлено как отдельная услуга, либо в комплексе с архивными работами, либо с работами по сканированию документов.

Выделение к списанию документов с истекшими сроками хранения является необходимой и ответственной задачей ведения документооборота организации. По действующему архивному законодательству уничтожение таких документов проводится только на основании проведенной экспертизы ценности. Из архивного фонда организации путем полистного просмотра проводится отбор дел с истекшими сроками хранения. Не допускается отбор документов для уничтожения только на основании заголовков дел.
Сроки хранения дел определяются по действующему перечню документов с указанием сроков их хранения, а также по номенклатуре дел организации. Довольно часто для определения срока хранения дела бывает недостаточным использование обычного типового перечня. В таких случаях прибегают к отраслевым перечням, либо разрабатывают свои собственные.

Итоговым документом данного вида архивных работ является Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
ГЛАВАРХИВПРОЕКТ предлагает организациям комплексное решение проблем, связанных с уничтожением (списанием) документации с истекшими сроками хранения. Возможны два варианта решения этой задачи:
- После проведения экспертизы ценности документации предприятия нашими архивистами проводится выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. На основании экспертизы ценности составляется акт об уничтожении документов в трех экземплярах, подписывается акт
выполненных работ. После этого производится вывоз и конфиденциальное уничтожение путем шредирования. И последним документом, предоставляемым заказчику является Акт утилизации.
- В том случае, если выделение дел к списанию и составление акта производится силами заказчика , мы выполняем только вывоз и конфиденциальное уничтожение документов с предоставлением акта утилизации.

Переплет документов в организациях обычно выполняется составным архивным переплетом с использованием переплетного картона и переплетной ткани, которая называется коленкор. По архивным нормативам документы переплетаются на 4 прокола примерно в 1 см. от переплетаемого края, с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Переплет документации по личному составу носит обязательный характер. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях.

Переплет предусматривает обеспечение легкого доступа и использования документов любого формата и любого качества бумаги. Попутно с архивным переплетом могут проводиться сопутствующие переплетные работы, такие, как разброшюровка, изъятие скрепок, скобок и другого крепежа. Мелкие документы, чеки, квитанции, для удобства дальнейшего использования могут быть приклеены на отдельный чистый лист бумаги.

Переплет

выполняется из высококачественных материалов квалифицированными, опытными переплетчиками. Как правило, при изготовлении переплёта используется картон толщиной от 0,8 до 2,0 мм. и кремовый коленкор.
Для обеспечения удобства и сохранности документов Главархивпроект предлагает организациям высококачественные переплетные работы, соответствующие всем нормативным актам в сфере архивного делопроизводства.
По желанию Заказчика возможно применение любого, пригодного для брошюровки материала. Составной

архивный переплет

, выполняемый нашими специалистами, позволит:
до 2 раз уменьшить первоначальный объем документов;
за счет унификации дел, оформления корешков и составления описей обеспечить быстрый доступ к любому документу;
свободно читать документы, находящиеся внутри переплетенного дела и выполнять с них ксерокопию.

Возможен переплет документов любой сложности с толщиной корешка до 8 см. (до 700 листов плотностью до 75 г/м2)