Проблема сдачи документов по личному составу в архив на постоянное хранение касается любой организации, начинающей процедуру ликвидации. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России.
При банкротстве организации ответственность за документацию несет конкурсный управляющий. С момента открытия конкурсного производства в шестимесячный срок он должен передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Без передачи документации и получения соответствующего акта процедура банкротства не может быть завершена.
Согласно действующему законодательству при прекращении деятельности каждая организация обязана передать документы по личному составу в тот архив, для которого документы данной организации являются источником комплектования. Как правило, документы большинства организаций передаются в Мосгорархив, но иногда сдача в архив документов по л/с происходит в ведомственные или федеральные архивы.
Документов по личному составу не так много, в основном это приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, лицевые счета, личные дела сотрудников, трудовые договора. Они должны быть сформированы, переплетены и оформлены в соответствии с установленными нормативами. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению листа-заверителя, составлению, в некоторых случаях, внутренней описи документов, указанию на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела, срока хранения и т.д. Кроме того, к документам должен прилагаться научно-справочный аппарат в виде описей, предисловий к описям и исторической справки. В муниципальных и государственных организация перечень передаваемых документов и порядок их формирования и оформления может быть иным.
Когда проведена архивная обработка и готовы сопутствующие документы начинается этап передачи документов на государственное хранение. Сдача дел по личному составу в архив - это, как правило, долгий процесс, может растянуться на 1-2 месяца и требует постоянного согласования с различными отделениями архива. Сотрудники Главархива, принимая дела, тщательно сверяют каждое передаваемое на государственное хранение дело, с описью, проверяют правильность формирования и оформления дела. Кроме того, у каждого архива или даже подразделений одного архива могут быть свои, специфические требования к принимаемым на вечное хранение документам.
Имея за своими плечами большой и плодотворный опыт архивной деятельности, Главархивпроект готов взять на себя весь комплекс работ по архивной подготовке и последующей сдаче в архив документов ликвидируемой организации.

Архивные работы

и услуги, не смотря на свою востребованность все еще мало знакомы большинству организаций. Хотя потребность в них время от времени возникает в каждой организации.
Функционирование организации не возможно без ведения документооборота. С первого дня существования необходимо создание и формирование основных видов документов. Эти документы в дальнейшем играют важную роль в деятельности любого предприятия вне зависимости от форм собственности и вида деятельности. Согласно действующему законодательству, собственник документов обязан хранить их в течение определенных сроков и обеспечить доступ к ним контролирующих государственных органов. Также приняты нормативные документы, определяющий порядок, сроки хранения документов предприятия, а также порядок их уничтожения и передачи в архив.

Формирование, сохранение и эффективное использование документов с обязательным соблюдением установленных правил рано или поздно потребует от организации создания дополнительного структурного подразделения. Документы, согласно нормативам, следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого необходимо отвести необходимое помещение (или помещения), где устанавливают запирающиеся шкафы или стеллажи, обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Кроме того, подготовка документов к последующему хранению и использованию, являющаяся завершающим этапом делопроизводственного процесса, включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, их описание, обеспечение сохранности документов и дальнейшую передачу в архив организации. Не всегда предприятие готово пойти на организацию собственного архивного отдела или архивной службы, особенно учитывая то, что большинство работ по архивной обработке носят периодический характер, как правило, архивирование проводится один раз в год. Наилучший выход из данной ситуации - воспользоваться услугами организации, которая профессионально, недорого и в полном соответствие с действующим архивным законодательством выполнит необходимые работы.
Работы, предлагаемые нашей организацией разнообразны и готовы удовлетворить потребности любого предприятия. Такие виды архивных услуг как экспертиза ценности, брошюровка и утилизация документов, комплекс мероприятий по подготовке и передаче документов на государственное хранение, передача документов на депозитарное хранение, систематизация и составление описей дел могут выполнены как в комплексе по архивной обработке, так и по отдельности по пожеланию заказчика.
Наши производственные мощности, высокая квалификация сотрудников позволяют нам выполнить работы любой сложности и объема. Многолетний и плодотворный опыт сотрудничества с государственными и частными предприятиями тому доказательство.

Хранение документов

предоставляемое нашей организацией является депозитарным. Потребность в таком хранении документации может быть вызвана рядом причин.

В процессе деятельности любой организации образуются и накапливаются различные виды документов, в которых содержится информация, имеющая ценность для компании и необходимая для ее стабильной работы. Со временем количество документов увеличивается, и они заполняют собой все большее пространство ценных в прямом и переносном смысле офисных и производственных площадей. Даже своевременная архивная обработка и уничтожение документации с истекшими сроками хранения не всегда способны высвободить офисные помещения. Организация собственного архива и хранение архивного фонда собственными силами - дело достаточно хлопотное и дорогостоящее. Постоянная потребность в некоторых документах со временем пропадает. Оптимальным в данном случае является депозитарное хранение, т.е. временное хранение документации в специально оборудованном архивном хранилище.
Предлагаемое нами депозитарное (внеофисное) хранение позволяет:
- решить проблему нехватки архивных площадей;
исключить возможность несанкционированного доступа;
- обеспечить физическую сохранность с одной стороны и своевременное списание документации с истекшими сроками хранения (с составлением акта об уничтожении) с другой;
- сохранение возможности постоянного доступа к своим документам;
- сэкономить средства на дорогостоящих офисных площадях и создании и обслуживании собственного архива.
Хранeние документов по личному составу также возможно в нашем архиве. Кроме того, возможна выдача по этим документам справок социально-правового характера по запросам работников организации.
Хранение документации может предоставлено как отдельная услуга, либо в комплексе с архивными работами, а также с работами по сканированию документов.